Organizar la fuerza de ventas

La aliada perfecta para generar demanda

Llamamos fuerza de ventas a todas las personas de la empresa dedicadas a impulsar interés sobre las ofertas lanzadas. Aquellas encargadas de vender el producto o servicio.

Es imprescindible organizar la fuerza de ventas para conseguir buenos resultados, para ello son fundamentales estos tres aspectos:

• Definir la estrategia y los objetivos de la fuerza de ventas
• Asegurarte de que todos los comerciales tienen las herramientas para cumplir los objetivos.
• Definir como van a colaborar y relacionarse entre si los comerciales (aislados, en cadena o por equipos)

Una de las herramientas imprescindibles con las que debes contar es un CRM al que recurrir para el equipo de ventas. Las hojas de Excel no son suficientemente precisas para visibilizar el trabajo de los comerciales, ni sobre los objetivos alcanzados.

1.Organización aislada de la fuerza de ventas.

Basada en la tradicional “vender o morir”, popular entre comerciales. Tiene una pobre estructura organizativa que cuenta con los siguientes elementos.

• Captación de ventas.
• Gama de productos a promocionar.
• Estructura de comisiones por venta.
• Una oficina.

El comercial es el único responsable durante el proceso de ventas, debe generar leads, cualificarlos y cerrar las ventas. Con este modelo, no existe un marco de referencia por lo que aumenta la agresividad y la competencia se traslada a los propios equipos de venta.

Ventajas de una organización aislada de la fuente de ventas:

• Se fundamentan en la poca supervisión individualizada por los jefes del equipo
• Resulta muy práctico en procesos de venta cortos donde el contrato se cierra con una o dos llamadas.

Inconvenientes de una organización aislada de la fuente de ventas:

• Crea un entorno agresivo entre compañero/as.
• Hay un menor control de la marca en el mercado ya que dependerá del estilo comercial.
• Todos hacen múltiples funciones por lo que es difícil hacer un seguimiento de las métricas y del rendimiento.

2.Organización como cadena de montaje de la fuerza de ventas.

Mediante este tipo de organización, la mano de obra se especializa creando procesos de producción de forma secuencial con el objetivo de conseguir una mayor eficiencia.

La fuerza de ventas tanto externa como interna se puede dividir en cuatro grupos diferentes:

• Equipo de generación de leads dedicado a captar clientes potenciales y registrar datos.
• Representantes del desarrollo de ventas son los encargados de calificar y adaptar las necesidades de los clientes y se ocupan del proceso de toma de decisiones.
• Ejecutivo de ventas. Son los responsables de cerrar los tratos y llamar a los prospectos, hacen demostraciones y resuelven objeciones.
• Equipo de éxito del cliente. Encargado de mantener a los clientes contentos, con el fin de aumentar el tiempo de vida de cada uno.

La organización por cadena de montaje hace que los trabajadores se especialicen en diferentes funciones y roles ya que cada labor esta asignada a un equipo en concreto.

Ventajas de una organización como cadena de montaje de la fuerza de ventas:

• El proceso de negociación se vuelve más previsible.
• Problemas diferenciados dentro del mismo equipo facilita la solución de los mismos.
• Los trabajadores son más competentes por la especialización que tienen dentro de sus áreas.

Inconvenientes de una organización como cadena de montaje de la fuerza de ventas:

• Dividir el proceso de negociación en diferentes etapas incrementa la fricción entre clientes.
• Los objetivos generales son olvidados con frecuencia porque los comerciales están enfocados en sus propios objetivos y métricas.

3. Organización por cápsulas de la fuerza de ventas.

La construcción de grupos se conforma con miembros que desempeñan diferentes roles enfocados al cliente.Un equipo de 6 personas según este tipo de organización estaría conformado de la siguiente manera:

• 3 representantes de desarrollo de ventas.
• 2 ejecutivos de ventas.
• Un representante de Éxito del cliente.

Los roles son los mismos que en el punto anterior, pero con la diferencia de que se compitan entre cápsulas en lugar de entre miembros. Esta estructura se vuelve mas modular y flexible que los métodos de organización mostrados anteriormente. Cada trabajador adopta una visión más amplia y holística de la empresa.

Ventajas de la organización por cápsulas de la fuerza de ventas:

• Trabajan en grupos muy unidos por lo que la implicación en el proceso de contratación es mayor, se involucran en todo el recorrido del cliente.
• Surge empatía y comprensión entre cápsulas porque la comunicación es un elemento esencial para el desarrollo de esta organización.
• El ambiente es flexible y más ágil.

Inconvenientes de una organización por cápsulas de la fuerza de ventas:

• Hay menos oportunidades comerciales para competir y también para crecer.
• La especialización en ámbitos es menor.

Esta estructura es más concreta que la cadena de montaje, pero resulta perfecta para pequeñas empresas o startups que quieran optimizar sus recursos a nuevos mercados.

Hay dos objetivos fundamentales a tener en cuenta cuando escogemos el modelo de organización de la gestión de fuerza de ventas:

• Maximizar resultados
• Conseguir un buen ambiente de trabajo.

Definir estrategias y tipos de venta nos ayudaran a crear un sistema sostenible y con un buen crecimiento a largo plazo.

¿Qué es el outsourcing comercial? 

El outsourcing es la subcontratación de una empresa externa especializada en el sector comercial con un equipo preparado para gestionar competencias que la organización interna no puede asumir por falta de experiencia.

El principal objetivo del outsourcing es aumentar las ventas de las marcas, pero también; gestionar las relaciones comerciales, alcanzar las KPI´s establecidas y hacer un seguimiento de la estrategia de marketing para satisfacer al cliente.

Principales ventajas del Outsourcing

 01 Disminución del riesgo

Al externalizar la gestión comercial se evita la toma de decisiones que pongan en riesgo los recursos de la compañía, y por lo tanto se salvaguarda la rentabilidad de esta. Externalizando la gestión comercial, evitamos tomar decisiones que puedan poner en riesgo el capital de la empresa y así salvaguardar su rentabilidad.

02 Mayor calidad y eficiencia

La gestión por parte de una empresa especializada se traduce en un incremento de la calidad y eficiencia de los servicios prestados. Al tener una formación y recursos necesarios para llevar a cabo estrategias comerciales consiguen alcanzar los objetivos con gran eficacia.

03 Ventaja competitiva

La ventaja competitiva aumenta cuando se solicita la externalización de la gestión comercial en los puntos de venta debido a la especialización que tiene esta empresa proporcionando estos servicios.

04 Optimización de recursos

Delegando la gestión comercial a una empresa especializada permite que la compañía focalizar todos sus esfuerzos y recursos en el resto de áreas, centrándose en su actividad principal.

05 Reducción de costes

Con la contratación de una empresa experta en la gestión comercial, la compañía reduce los gastos en infraestructura y personal que esto genera porque con el outsourcing, no son necesarios.

06 Mayor flexibilidad

Las compañías dedicadas al outsourcing ofrecerán la máxima flexibilidad posible garantizando la satisfacción de sus clientes al tratarse de un servicio externo y permitiendo así ajustarse a las necesidades de cada empresa.

Estas son las principales características que ofrece el outsourcing y todas ellas deben acompañarse de un regreso de inversión.

Los “Key Performance Indicator” (KPI´S), o lo que en español llamaríamos “Medidores de desempeño” son unos parámetros que se utilizan para realizar un seguimiento sobre la eficacia y productividad de las acciones promovidas por la empresa con el objetivo de tomar las decisiones más efectivas para alcanzar las metas propuestas.

Estos parámetros nos ayudan a conseguir una información muy preciada sobre nuestras ventas. Gracias a ellas, podemos comparar y diseñar estrategias que definan nuestro perfil de marca. Definir un plan de venta más adecuado  contando con las distintas variables que pueden aparecen en estos análisis. 

¿Cuales son los KPI mas adecuados para planificar una estrategia de marketing?

Estos indicadores proporcionan una valiosa información si nuestro objetivo es realizar una gran estrategia de marketing y resultarán imprescindibles para mejorar resultados. Para que estos indicadores sean aún más precisos en su recogida de datos es necesario que posean algunas características fundamentales como ser concisos, relevantes, objetivos y coherentes.

También es importante que se puedan cuantificar y se repitan cada cierto tiempo.

Tipos de KPI y para qué se usan:

Podemos dividir los tipos de KPI en función del objetivo que persigue la empresa.

En primer lugar hablaremos de los KPI destinados a evaluar ganancias y pérdidas. Este tipo de indicadores se utilizan para obtener más ingresos ya que miden las pérdidas y ganancias de la marca.

• Costo de adquisición por lead;
• Tasa de conversión;
• Ingreso total;
• Ingreso por compra.
• Porcentaje de conversión
• Artículos por venta
• Ticket promedio
• Ventas por día
• Retención del cliente

En consecuencia, estos KPI van seguidos de indicadores llamados “clave de actuación” que nos ayudan a entender el resultado de los anteriores. Son aquellos que definen el porqué del aumento o pérdida de ganancias.

• Origen del tráfico
• Costo por lead en cada nivel del embudo
• Suscriptores a una newsletter;
• Suscriptores de un blog;
• Visitantes recurrentes a este blog;
• Costo por visitante;
• Precio medio por transición.

Y finalmente estarían los KPI prácticos en un plan de marketing que se utilizan para conseguir los objetivos marcados. En esta categoría podríamos nombrar decenas de ellos pero nos quedaremos con los más importantes:

• Coste por clic
• Número de campañas mensuales de PPC
• Número de nuevos leads/prospectos 
• Número de leads calificados 
• Tasa de conversión de leads a ventas
• Porcentaje de clics en páginas web (CTR)
• Coste por lead (CPL)
• Coste por conversión
• Tiempo promedio de conversión
• Tráfico mensual del sitio web

Los KPI´S son una herramienta fundamental tanto en el comercio ordinario como en el comercio online y nos servirán para desempeñar nuestro trabajo con mucha más eficacia y rapidez. Gracias a estos indicadores podemos automatizar la obtención de información y hacer crecer a nuestra empresa con estos valiosos datos objetivos que ayudarán a ser más precisos en los planes de marketing.

Cumpliendo con el reglamento de outsourcing comercial, Given dispone de un Protocolo de Actuación:

Este protocolo sigue las normas del Real Decreto Legislativo 1/1995, de 24 de marzo, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley del Estatuto de los trabajadores, con el fin de evitar riesgos laborales como la cesión ilegal de trabajadores.

El cumplimiento de las normas aquí reflejadas no implica una pérdida de control o seguimiento por parte de el Cliente. Simplemente evita una relación directa entre el equipo propio y el externo.

El equipo del Cliente siempre podrá́ supervisar la calidad del servicio, realizar acompañamientos, proponer cambios, dar instrucciones, optimizar recursos y tener un control diario de las actividades del equipo externo.

Para llevar a cabo cualquier acción relacionada con los siguientes puntos, el Cliente deberá tramitarla a través del Coordinador o Gestor de Cuenta de Given. Estos serán los encargados de darle instrucciones al equipo de GPV.